Portos Zeiterfassung

Zeiterfassung, Zutrittskontrolle...

Portos Zeit dient der Arbeitszeitkontrolle. Ob in der Produktion, im Verkauf oder in der Verwaltung eingesetzt: Präsenzzeit-Stempelungen werden von Terminals so gut wie von - im Netzwerk eingebundenen Ladenkassen verarbeitet. Unterschiedlichste Zeitqualitäten lassen sich einrichten und auswerten (Nachtarbeit, AGRZ, Schicht, Ruhezeit, Feiertage). Absenzen sind leicht zu erfassen und bis zum gewünschten Termin zu duplizieren. Restriktionen betreffend Präsenzzeit oder das Setzen von automatischen Pausen werden auf Ebene Abteilung, Kostenstelle, Gruppe oder beim einzelnen Mitarbeitenden gesteuert. Wir verwenden Stempel-Terminals der folgenden Firmen: KABA | Datafox
Geeignete Kassen sind: Netzwerkfähige ‚Touch Screen‘ PC-Ladenkassen und Kassen der Marke Vectron.

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Merkmale

• Branchenunabhängige Arbeitszeitkontrolle
• Frei definierbare Periodenprofile (Vorgabe der wöchentlichen Arbeitszeit)
• Schichtmodelle mit 3 Schichten, Blockzeitregelung, Normalarbeitszeit
• Tagesprofile mit Zusammenzug in Wochenprofile
• Manuelle Schnellerfassung von Stempeldaten ohne Terminal
• Absenz-Verwaltung für Ferien, Unfall, Krankheit, Mutterschaft, Schule, Hochzeit und andere
• Verwaltung der Freitage und Feiertage (gemäss L-GAV Gastro)
• Mitarbeiter-Rapporte, Gruppen- und Abteilungstotale, Unternehmensrapport
• Auswertungen der Absenzen
• Schnittstelle zur Portos Lohnbuchhaltung

Aufbau und Funktionalitäten

Allgemeine Voreinstellungen

• Automatische Pausenregelung gemäss ArG, Art.15
• Einstellung der AGRZ (3 Varianten stehen zur Verfügung)
• Rundung von Stempelzeiten, Restriktionen beim Kommen und/oder Gehen
• Datenaktualisierung für Stempeluhr-Onlinebetrieb
• Wechsel zwischen Industrie- oder Normalminuten

Personalangaben

• Personal Stammdaten
• Beschäftigungsgrad gemäss Lohnbuchhaltung
• Ein- und Austritt mit pro rata Berechnung
• Bei Verwendung von Portos Lohn sind die Personal-Daten in gleicher Tabelle

Kalender

• Verwaltung der bezahlten Feiertage
• Verwaltung der Sondertage, z.B. (reduzierter) Tag vor Feiertage
• Verwaltung der Verrechnung von Vorholzeit

Periodenprofile

• Aufbau verschiedener Periodenprofile je nach Wochenarbeitszeit und Anzahl Arbeitstage
• Individuelle Zuordnung der Profile an die Mitarbeiter
• Angabe der speziellen Sollzeit-Verrechnung bei Kalender- und Absenz-Gutschrift
• Definition der Sondertage wie z.B. reduzierter Tag vor Feiertag
• Definition der Vorholzeit pro Tag

Tagesprofile

• Bis 10 verschiedene Zeiteinstellungen pro Tag
• Pro Tag drei automatische Pausenzeiten möglich
• Definition der Vorholzeit pro Tag
• Zuordnung einer Farbe für Darstellung im Wochenprofil

Wochenprofile

• Zusammenfassung verschiedener Tagesprofile in ein Wochenprofil

Zuordnung der Wochen- und Tagesprofile

• Einfaches Zuordnen der Wochen- oder Tagesprofile auf einzelne Personen oder selektierte Gruppen
• Farbliche abgestufte Monatsübersicht
• Mit oder ohne Übersteuerung eines Sonder- oder Feiertages
• Auf Wochen im voraus definierbar

Stempelzeiten Schnellerfassung

• Geeignet für das Erfassen von Mitarbeitern eines Filialbetriebes ohne Stempel-Terminal
• Manuelles Erfassen der Zeiten über den Tastatur-Zahlenblock
• Einfaches Einfügen von Absenzen
• Kalendervorlage

Periodenverwaltung

• Übersicht aller Mitarbeiter mit Stempel-Daten und Absenzen der gewählten Periode (Monat)
• Dreigeteilte Darstellung für Mutationen der Mitarbeiter, der Stempelungen und Absenzen
• Spaltentitel mit Such- und Sortierfunktionen

Detail Mitarbeiter

• Zuteilung der Perioden- und Zutrittsprofile
• Festlegung der Mitarbeiterart
• Beschäftigungsgrad auf zugeteiltem Profil
• Zuordnung des Jahresarbeitszeit-Profiles
• Setzen von Restriktionen für Kommen- und/oder Gehen- Stempelungen
• Aufschalten einer individuellen Pausenregelung
• Mit Option der manuellen Stempelerfassung ( nur Saldoerfassung)
• Limitierung des Gleitzeitsaldos möglich

Detail Anwesenheiten

• Darstellung der laufenden Arbeitszeit und der kumulierten Vorholzeit
• Darstellung der Arbeitszeiten an Sonder- und Feiertagen
• Darstellung der Zeitabzüge für Stempelungen ausserhalb der Profilgrenze, Darstellung der auto Pausen
• Auflistung der geleisteten Schichtarbeit mit separater Darstellung der Nachtschicht

Detail Abwesenheiten

• Abwesenheiten gegliedert nach Typ (die verschiedenen Ansätze sind lohnrelevant)
• Ferienverwaltung in Tage (pro rata)
• Vorholzeit Verwaltung

Uebersicht: Soll-/Ist-Zeiten

• Gegenüberstellung der Soll- und Ist-Zeiten
• Manuelle Korrektureingabe
• Auszahlung Überstunden mit unterschiedlichen Ansätzen (lohnrelevant)
• Anzahl der total verrechneten Überstunden
• Neuer Zeitsaldo nach Auszahlung von Überstunden

Anwesenheitskontrolle

• Tabellarische Darstellung der an- und abwesenden Mitarbeiter
• Farbliche Markierung der abwesenden Mitarbeiter
• Einblendung des Abwesenheitsgrundes

Rapporte drucken

• Drucken der Rapporte mit verschiedensten Sortier- und Selektionskriterien
• Ausdruck in Normal- oder Industrieminuten
• Wochen-, Tages- und variabler Zeitrapport mit Eingrenzung von Datum bis Datum

Mitarbeiterrapport drucken

• Drucken des Mitarbeiterrapportes mit Sortier- und Selektionskriterien

Senden der Stammsätze

• Periodengerechtes Senden von neuen Stammsätzen, wie Daten von neuen Mitarbeitern, neue Zeitsaldi oder neue Berechtigungen

Sommer- / Winterzeitumstellung

• Die Umstellung wird zweimal jährlich, vor dem Ereignis durchgeführt. Die Umstellung kann Monate im voraus vorgenommen werden. Die Terminals werden jeweils am Morgen um 02.00 Uhr vor- resp. zurückgestellt.

Stempelungen empfangen

• Das Abrufen der Stempelungen wird per Tastendruck iniziert. Das Kommunikationsprogramm wird gestartet und die Stempelungen werden direkt in die Datenbank gelesen und auf dem Terminal gelöscht. Eine Sicherheitskopie wird angelegt.